Módulo Taller y Servicio Técnico

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Orientado a las empresas de servicios de instalación, mantenimiento y reparación de equipos, maquinarias, vehículos y otros, que de forma sencilla, desean lograr altos niveles de eficiencia y eficacia, con una imagen moderna.



Emisión de la Orden de Trabajo

Emite la Orden de Trabajo en tiempo real. Define el valor inicial. Se asigna a un cliente y/o un equipo o vehículo.

Observaciones para registrar el diagnóstico, los accesorios y otros que permanecen en el vehículo, daños y partes faltantes, información relevante generada durante la atención, etc. Imprime copia de la orden, con estas observaciones, para el taller y para el cliente.

Identifica el bien al cual se refiere el servicio. Alimente el histórico de atenciones del mismo, y del cliente, mediante este documento.

Establece responsables y fecha y hora comprometida para la entrega. Registra una fecha de próxima gestión que ayudará a hacer seguimiento a las órdenes en curso que requieren ciertas actividades o gestiones de mayor plazo.

A medida que el trabajo avanza, taller completa la orden con los nuevos requerimientos. Los productos incluidos en la orden de trabajo son rebajados del inventario.

Cada orden de trabajo es asignada a un asesor de servicio o recepcionista y a un vendedor. Puede registrar hasta 9 operarios, mecánicos o técnicos que trabajan en la orden en general, y además hasta 5 específicos a cada producto, servicio o línea de detalle de esta. Brinda estadísticas separadas por cada uno de los funcionarios indicados para evaluar su rendimiento y tendencia y para facilitar la gestión de remuneraciones.

Estados de la Orden

Mientras se trabaja en ellas las órdenes permanecen en estado Activas.

Retraso de la fecha y hora comprometida para la entrega o finalización del trabajo.

Taller finaliza la orden una vez que han terminado el trabajo, quedando disponible para facturar.

Cuando caja emite la factura o boleta, la orden cambia automáticamente a estado documentado.

Anular o Cerrar órdenes pendientes.

Activar una orden finalizada o documentada si lo requiere.

Otras características

En términos generales, todos los recursos y ventajas descritos en Ventas y Puntos de Venta, están disponibles y aplican en el módulo de Servicios, potenciando aún más todas sus funcionalidades.

Permite relacionar archivos externos, como fotografías, fichas técnicas y otros que pueden ser accedidos fácilmente desde las órdenes y otros recursos.

Diferencia entre atenciones normales y reclamos o garantías. Puede gestionar los reclamos y garantías de tal forma que estos reflejen cantidades y montos producidos, pero que al emitir la factura o boleta su valor de venta sea cero o uno, según las normativas.

Las órdenes de servicio internas o emitidas a la propia empresa pueden facturarse de la forma usual o solo cerrarse por quien tenga autorización a ello.

El formato de impresión de los documentos, completamente configurable mediante parámetros, puede incluir textos de condiciones generales y garantías, y espacio para las firmas conforme de entrega por parte del cliente y recepción por parte de la empresa, y lo mismo para la entrega por parte de la empresa y recepción final conforme del cliente.

El registro maestro del vehículo o equipo permite un código de referencia de hasta 50 caracteres para contener el VIN (Número de Identificación de Vehículo), SN (Número de Serie), PN (Número de Producto) u otro identificador útil para solicitar repuestos, verificar configuraciones y otros. También cuenta con una hoja de notas interna para registrar información de texto relevante que se quiera tener disponible y accesible.

Información y Control para la Gestión

Al emitir órdenes, se tiene permanentemente acceso a los Stocks de los productos, la Situación Comercial actual del cliente en la empresa, los Históricos de servicios y cotizaciones del equipo o vehículo y del Rut del cliente, los precios y otros, a fin de verificar la información.

Según la configuración, los precios, las condiciones comerciales del cliente y otros datos, son permanentemente validados por el sistema y son informados en cada paso que sea necesario, indicando los parámetros que se exceden, para orientar al usuario o impedir la acción según corresponda.

Consultar Histórico de Servicios Equipos similares

Mientras crea, modifica o consulta una orden de servicio, accede fácilmente a la herramienta de búsqueda de información histórica de productos y servicios realizados a equipos o vehículos de características similares, pudiendo especificar tipo, marca, modelo, año o rango de años de fabricación, periodo de tiempo en el cual buscar y super familia de productos o servicios deseados.

Así, ante una duda o al no contar con suficiente información histórica del mismo equipo o vehículo, por ser su primera atención o por tener aún poca información acumulada, el saber exactamente que repuesto se instalaron o que servicios se brindaron a sus pares o similares, ayuda a tomar decisiones acertadas.

Reserva de Hora para Servicios

Permite registrar horas para servicios, asignadas a un cliente existente o a uno sin registro previo; especificando una patente o código de equipo existente o aún sin información. Indicar la fecha y hora para cuando es la reserva y una observación.

Esta información, que puede ser alimentada por quien recibe una solicitud de reserva o cualquier otro funcionario autorizado, está disponible de inmediato para ser consultada en su tabla, desde la de órdenes de trabajo o mientras se crea o edita una.

Informes

• Servicios. Diferentes niveles y formatos. Operarios, asesores, otros; generales o en columnas. Múltiples criterios y agrupaciones.
• Ranking. De Operarios y asesores.
• Ranking. De equipos, máquinas o vehículos atendidos, por tipo, marca, marca y modelo, con años deseados.
• Ranking. Por zonas geográficas, giros o segmentos de los clientes y más.
• Informes detallados para exportar y utilizar como base para análisis adicionales en Excel, etc.
• Cartolas históricas de equipos, máquinas o vehículos para uso interno y para los clientes.